En ciertas circunstancias trabajar en una organización como la Fundación Kellogg puede suponer un conflicto de intereses real o potencial. Como nos preocupa la protección de la integridad de la fundación y su reputación filantrópica en todo el mundo, esperamos poder evitar conflictos de intereses reales, y revelar y resolver cualquier conflicto potencial.

A. Alcance

Esta política se aplica a todos los fideicomisarios de la fundación, sus directivos, empleados y sus familiares cercanos. Se aplica a todas las transacciones de la fundación relacionadas con donativos y subvenciones, contratos, compras, arrendamientos, inversiones u otra asignación de los recursos de la fundación.

B. Glosario

Fideicomisarios o consejeros – Personas físicas que han sido elegidas y que sirven en la junta de fideicomisarios o Consejo Directivo de la Fundación W.K. Kellogg.

Directivos – Miembros del personal que han sido elegidos y sirven en puestos directivos definidos en los estatutos.

Empleados – Individuos que reciben una remuneración económica de la fundación; se clasifican en empleados a discreción por tiempo indeterminado, con contrato de duración determinada, a tiempo completo o a tiempo parcial. Este término también incluye profesionales invitados, exclusivamente a efectos de esta política.

Familiar cercano – Por definición, el cónyuge o los padres, así como los hijos, nietos y biznietos, o sus respectivos cónyuges.

Conflicto de intereses – Una circunstancia, real o percibida, en que se pudiera beneficiar un fideicomisario, directivo, empleado o un familiar cercano de cualquiera de ellos, por razón de la posición de dicho individuo, su responsabilidad o influencia en la fundación, o que pudiera provocar una situación, real o percibida, perjudicial para la reputación e integridad de la fundación. Un conflicto de intereses potencial ocurre cuando cualquier fideicomisario, directivo, empleado con poder de decisión sobre compromisos y/o pagos de la fundación sirve (él mismo o su familiar cercano) en una organización como fideicomisario o consejero, director, directivo o empleado o desempeñando un cargo con poder de decisión sobre transacciones relacionadas con donativos y subvenciones, contratos, compras o arrendamientos, incluso si es miembro de un comité con autoridad sobre la organización.

C. Reporte de conflictos

La Fundación Kellogg no tolerará ningún conflicto de intereses. Si un fideicomisario, directivo o empleado tuviera conocimiento de un conflicto de intereses potencial o real, deberá comunicarlo inmediatamente para que la existencia de dicho conflicto pueda determinarse, y puedan tomarse medidas de salvaguardia para prevenir dicho conflicto de intereses.

Cualquier duda sobre potenciales conflictos y su interpretación debe consultarse al director de los servicios jurídicos. Pueden hacerse excepciones cuando se beneficia el interés comercial superior de la fundación y lo aprueba el presidente y director general. El presidente y director general se reserva la última palabra para determinar en última instancia si existe o no un conflicto de intereses.

D. Salvaguardias

La concesión de subvenciones y otras transacciones pueden ocurrir entre la fundación y organizaciones, contratistas o personas que tienen relación con un fideicomisario, directivo, empleado o familiar cercano, siempre que se respeten los siguientes principios y se tomen las medidas de salvaguardia concebidas para prevenir un conflicto de intereses y permitir transacciones justas y razonables.

La mera existencia de una relación con una organización externa, contratista o persona ajena no implica “presunción de conflicto”.

Los hechos esenciales relativos a una relación o interés en una subvención u otra transacción en que se haya determinado riesgo de conflicto se reportarán antes de su aprobación. Se implementarán medidas de salvaguardia apropiadas en el proceso de toma de decisiones para asegurar que no se produzca un conflicto de intereses. Deberá demostrarse que la transacción es legal, justa y razonable.

Todos los documentos de financiamiento para subvenciones y compromiso de subvenciones deberán contener una declaración reportando potenciales conflictos y prohibiendo realizar pagos a personas con quienes se haya podido identificar un conflicto potencial.

Ninguna subvención podrá reportar beneficio económico alguno a fideicomisarios, directivos, empleados o familiares cercanos. No se usarán fondos de subvenciones o contratos para pagar salarios u otros gastos de empleados de WKKF. Los contratos relativos a servicios prestados a familiares cercanos de un fideicomisario, directivo o empleado deben reportarse, y deberá demostrarse que son justos y razonables por los servicios prestados.

Ningún directivo o empleado servirá como director o codirector de programa para ninguna subvención, ni como administrador de ningún contrato con una organización donde él o ella o cualquier familiar cercano forme parte de un consejo o comité con autoridad sobre la organización, sea empleado de la organización, o tenga interés de propiedad u otro conflicto real.

Ningún directivo o empleado tendrá la última palabra sobre una subvención, contrato u otra transacción respecto a la cual él o ella tuviera un posible conflicto de intereses.

Los fideicomisarios se abstendrán de votar sobre cualquier subvención u otra transacción en que exista un conflicto de intereses. El fideicomisario que se encuentre en dicha situación discutirá la subvención o transacción con otros fideicomisarios, directivos y empleados, y podrá contarse para determinar el quórum. No obstante, deberá abandonar la reunión durante la votación sobre la transacción.

Ningún fideicomisario, directivo o empleado podrá recibir remuneración ni reembolso de gastos por ninguna actividad, ni regalo alguno de valor superior a $50 de ninguna organización o individuo que haya sido, o del que haya una probabilidad razonable que sea, parte de una transacción con la fundación. Esta prohibición no impide recibir regalos personales respecto a los que pueda demostrarse que no tienen relación alguna con los negocios de la fundación, como en el caso de regalos de cumpleaños de amigos. Cuando sea apropiado recibir un regalo en nombre de la fundación valorado en más de $50, dicho regalo será entregado a la fundación. La junta de fideicomisarios podrá hacer excepciones.

Los directivos y empleados, mientras estén empleados, no podrán recibir comisiones, regalías u otros beneficios por artículos, libros, productos u otros trabajos que estén basados en o sean resultado de su trabajo en la fundación. Los productos y publicaciones desarrollados durante el periodo de empleo se considerarán propiedad de la fundación. La fundación, a su entera discreción, podrá destinar las regalías, comisiones u otros ingresos a otras organizaciones de beneficencia elegibles que pudieran ser recomendadas por el empleado. Un memorándum escrito de entendimiento se preparará con un empleado antes de cualquier acuerdo de desarrollo de publicación o producto. Un empleado puede conservar las regalías u otros ingresos recibidos fruto de trabajos o productos completados con anterioridad a su empleo en la fundación.

E. Afiliaciones y declaraciones

En el momento del nombramiento o empleo, los fideicomisarios, directivos y todos los empleados firmarán un Certificado de conformidad con la política de conflictos de intereses, y anualmente renovarán la declaración sobre conflictos de intereses.

Los fideicomisarios, directivos y empleados que tengan autoridad para la toma de decisiones sobre subvenciones, contratos u otras transacciones que impliquen el compromiso de los recursos de la fundación declararán anualmente cualquier afiliación o asociación con organizaciones, contratistas o personas que pudieran provocar un conflicto de intereses. El fideicomisario, directivo o empleado será responsable de asegurarse de que la declaración de afiliaciones permanezca actualizada.

Podrá exigirse a los directivos y fideicomisarios que aporten declaraciones adicionales para cumplir con requisitos gubernamentales o estándares éticos adoptados por la fundación.

De manera voluntaria, cualquier empleado podrá indicar en la base de datos de contactos de WKKF sus afiliaciones o asociaciones con organizaciones y contratistas.

F. Violaciones

La violación de esta política puede acarrear sanciones disciplinarias como el despido de la fundación.

Cualquier empleado que crea que se ha violado la política de Conflictos de Intereses tiene la obligación de reportar inmediatamente sus preocupaciones al director de recursos humanos y/o al director de servicios jurídicos. Si un empleado se siente incómodo al reportar dichas preocupaciones a los directores mencionados, deberá reportarlas al vicepresidente ejecutivo de operaciones o al presidente y director general.

Todas las denuncias de sospechas de violaciones se investigarán y resolverán con la mayor confidencialidad posible siguiendo la política y procedimientos descritos en la Política de denuncias de conductas poco éticas o ilegales.

La fundación no tolerará represalias contra un empleado que reporte de buena fe o que coopere con la investigación de una queja.